Diese Datenbank wird als ein dynamisches Arbeitsmittel verstanden und ist grundsätzlich nur so aussagekräftig wie die Zuarbeiten, die von den einzelnen Struktureinheiten der TU Ilmenau an die AG Aufbewahrungsfristen zugetragen worden sind. Zur Projektgruppe gehörten: die Leiterin des Universitätsarchivs (in zeitlicher Abfolge:) Petra Lindner, Heidi Knörich, Dr. Anja Kürbis, die Datenschutzbeauftragte Sylvia Klawitter, die Vertreterin der Fakultäten, Dr. Beate Schlütter und der Leiter der Abteilung IT-Prozesse und Projekte in der Verwaltung, Sven Griebert.
Status- und Funktionsbezeichnungen innerhalb der Fristendatenbank gelten jeweils auch für Personen, die mit der Angabe "divers" oder ohne eine Angabe des Geschlechts in das Geburtenregister eingetragen sind.
Bitte senden Sie mithilfe des Kontaktformulars eine E-Mail und teilen Sie Ihre Änderungsbedarfe z.B. aufgrund von geänderten rechtlichen Regelungen oder geänderten tatsächlichen Erforderlichkeiten bei der Aufbewahrungsfrist mit. Sollten Sie Unklarheiten oder Unstimmigkeiten in der Datenbank bemerken, bitten wir Sie ebenfalls, diese über das Kontaktformular mitzuteilen. Vielen Dank, Dr. Anja Kürbis.
Aufbewahren– Archivieren - Löschen:
Aufbewahren ist das Vorhalten von dienstlichen Unterlagen nach Beendigung des Bearbeitungsvorganges bzw. nach Abschluss der Aufgabenerledigung, um bei Bedarf auf die dienstlichen Unterlagen zurückgreifen zu können. Die Unterlagen können während der Zeit der Aufbewahrungsfrist sowohl bei der aktenführenden Stelle oder im Archiv gelagert werden.
Die Aufbewahrungsfrist ist der Zeitraum (in Jahren), in der dienstliche Unterlagen (Schriftgut) noch für einen Bearbeitungsrückgriff bereitzuhalten sind. Sie beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Bearbeitung abgeschlossen worden ist.
Die Aufbewahrungsfrist bestimmt sich nach gesetzlichen, satzungsmäßigen oder vertraglichen Regelungen bzw. bei Fehlen dieser nach dem Bearbeitungsinteresse und der Wirtschaftlichkeit. Das Bearbeitungsinteresse und die Wirtschaftlichkeit sind gegeneinander aufzuwägen. Der historische Wert ist für die Fristbemessung unerheblich. Beim Bearbeitungsinteresse sind folgende Gesichtspunkte einzubeziehen:
A) Ist die Struktureinheit federführend oder nur beteiligt?
B) Handelt es sich um die Vorbereitung von Verwaltungsvorschriften oder um den Vollzug?
C) Müssen Rechte und Pflichten von Dritten gesichert oder nachgewiesen werden?
D) Wie groß ist die Bedeutung für die weitere behördliche Arbeit (Stichwort Präzedenzcharakter)?
E) Art des Schriftgutes (Einzelsachakten oder Sammelsachakten)?
Für die Betrachtung der Wirtschaftlichkeit sind die Aufbewahrungskosten maßgeblich.
Archivieren ist das dauernde Aufbewahren, Benutzbar machen und Erhalten von dienstlichen Unterlagen (Archivgut), deren Archivwürdigkeit durch das Archiv nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist festgestellt worden ist. Archivieren meint nicht die elektronische Archivierung in Form der Speicherung von Daten im IT-System in einem separaten Bereich als Hilfsmittel zur Organisation/Sortierung von Daten und Informationen.
Löschen ist das endgültige Unkenntlich machen gespeicherter Daten. Vor dem Löschen sind die dienstlichen Unterlagen unbedingt dem Archiv zur Übernahme anzubieten.
Daten gelten erst dann als gelöscht, wenn sie unter Anwendung von Fachwissen nicht wieder lesbar gemacht werden können. Für die vollständige und nicht reversible Beseitigung der Daten muss die für jedes Speichermedium jeweils geeignete Maßnahme ergriffen werden (vgl. Rektoratsmitteilung 5/2012 und 16/2013).
Rechtlicher Hintergrund:
Nach § 11 ThürArchivG sind öffentliche Stellen verpflichtet, alle dienstlichen Unterlagen, die zur Erfüllung ihrer Aufgaben nicht mehr erforderlich sind und deren Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind, auszusondern und dem zuständigen Archiv zur Übernahme anzubieten. Dies gilt auch für Unterlagen, die besonderen Rechtsvorschriften über Geheimhaltung oder über den Datenschutz unterworfen sind. Öffentliche Stellen dürfen Unterlagen nur vernichten oder Daten nur löschen, wenn das zuständige Archiv die Übernahme abgelehnt oder nicht innerhalb eines Jahres über die Archivwürdigkeit angebotener Unterlagen entschieden hat.
Entsprechend interner Regelungen der TU Ilmenau sollen Unterlagen spätestens 30 Jahre nach ihrer Entstehung dem Universitätsarchiv angeboten werden. Bedienstete der TU Ilmenau haben spätestens mit ihrem Ausscheiden die dienstlichen Unterlagen dem Universitätsarchiv anzubieten.
Gemäß § 16 ThürDSG sind personenbezogene Daten dann zu löschen, wenn ihre Kenntnis für die Daten verarbeitende Stelle zur Erfüllung ihrer Aufgaben nicht mehr erforderlich ist oder durch Gesetz oder Vertrag bestimmte Speicherfristen abgelaufen sind. Vor einer Löschung sind die Daten jedoch dem zuständigen Archiv zur Übernahme anzubieten. Die Löschung unterbleibt allerdings, wenn gesetzliche, satzungsmäßige oder vertragliche Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.
Das Universitätsarchiv bietet den aktenführenden Stellen mit dem Zwischenarchiv die Möglichkeit, die dienstlichen Unterlagen bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist aufzubewahren und entlastet somit die Registraturen der Bearbeitenden.
Ablauf:
Wenn die Datenverarbeitung für die konkrete Aufgabe beendet bzw. die Kenntnis der Daten für die Daten verarbeitende Stelle zur Erfüllung ihrer Aufgabe nicht mehr erforderlich ist, wird die Akte/dienstliche Unterlage geschlossen und ausgesondert. Das gilt für die Papierakte genauso wie für die elektronische Akte, die Hybridakte bzw. alle anderen elektronischen Unterlagen.
Zuerst ist zu prüfen, ob eine Aufbewahrungsfrist zu beachten ist. Für diesen Fall wird die ausgesonderte dienstliche Unterlage für die Dauer der Aufbewahrungsfrist entweder im Bereich der Sachbearbeitung, also bei der aktenführenden Stelle oder im Zwischenarchiv aufbewahrt. Unabhängig vom Aufbewahrungsort obliegt die Verwaltungshoheit über die dienstliche Unterlage der aktenführenden Stelle/Struktureinheit, bei der der Vorgang entstanden ist.
Spätestens nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist ist die dienstliche Unterlage von der aktenführenden Stelle dem Archiv zur Übernahme anzubieten. Bei dienstlichen Unterlagen, für die eine dauernde Aufbewahrung festgelegt worden ist, muss das Angebot an das Universitätsarchiv spätestens 30 Jahre nach Entstehung der dienstlichen Unterlage erfolgen. Formulare zur Anbietung an das Universitätsarchiv bzw. zur Aussonderung finden Sie auf den Webseiten des Universitätsarchivs (www.tu-ilmenau.de/archiv). Es dürfen keine Originalunterlagen/-akten ohne vorherige Abstimmung mit dem Archiv vernichtet werden. Kopien, die bei Stellen vorliegen, die nicht federführend sind, können vernichtet werden. Stellt das Archiv die Archivwürdigkeit der dienstlichen Unterlage fest, wird diese als Archivgut zur dauernden Aufbewahrung vom Archiv übernommen. Archivgut unterliegt der Verwaltungshoheit des Universitätsarchivs. Der Zugriff darauf durch die Verwaltung/vormals federführende Stelle wird durch die archivrechtlichen Regelungen bestimmt.
Die Vernichtung derjenigen dienstlichen Unterlagen, die im Zwischenarchiv aufbewahrt und nicht für archivwürdig befunden wurden, erfolgt nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen durch das Universitätsarchiv. Alle anderen Unterlagen, deren Übernahme durch das Universitätsarchiv abgelehnt wurde, sind datenschutzrechtskonform zu vernichten. Analoge Unterlagen können entsprechend RM 16/2013 in den jeweiligen Strukturbereichen entsorgt werden. Es besteht aber auch die Möglichkeit, bei größeren Mengen bis Sicherheitsstufe 4 die Entsorgungsleistung des DGT in Anspruch zu nehmen. Elektronische Unterlagen sind irreversibel zu löschen. Gemäß RM 5/2012 erfolgt die Vernichtung elektronischer Datenträger zentral über das DGT.