Hinweise


Diese Datenbank wird als ein dynamischesArbeitsmittel verstanden und ist grundsätzlich nur so aussagekräftig wie dieZuarbeiten, die von den einzelnen Struktureinheiten der TU Ilmenau an die AGAufbewahrungsfristen zugetragen worden sind. Zur Projektgruppe gehörten: die Leiter des Universitätsarchivs (in zeitlicher Abfolge:) Petra Lindner, Heidi Knörich, Dr. Anja Kürbis, die Datenschutzbeauftragte Sylvia Klawitter, die Vertreterin der Fakultäten, Dr. Beate Schlütter und der Leiter der Abteilung IT-Prozesse und Projekte in der Verwaltung, Sven Griebert.

Bitte senden Sie mithilfe desKontaktformulars eine E-Mail und teilen Sie Ihre Änderungsbedarfe z.B. aufgrundvon geänderten rechtlichen Regelungen oder geänderten tatsächlichenErforderlichkeiten bei der Aufbewahrungsfrist mit. Sollten Sie Unklarheitenoder Unstimmigkeiten in der Datenbank bemerken, bitten wir Sie ebenfalls, dieseüber das Kontaktformular mitzuteilen. Vielen Dank, Dr. Anja Kürbis.

Aufbewahren– Archivieren - Löschen:

Aufbewahren ist dasVorhalten von dienstlichen Unterlagen nach Beendigung des Bearbeitungsvorgangesbzw. nach Abschluss der Aufgabenerledigung, um bei Bedarf auf die dienstlichenUnterlagen zurückgreifen zu können. Die Unterlagen können während der Zeit derAufbewahrungsfrist sowohl bei der aktenführenden Stelle oder im Archiv gelagertwerden.

Die Aufbewahrungsfrist ist derZeitraum (in Jahren), in der dienstliche Unterlagen (Schriftgut) noch für einenBearbeitungsrückgriff bereitzuhalten sind. Sie beginnt mit dem Ablauf desKalenderjahres, in dem die Bearbeitung abgeschlossen worden ist.

Die Aufbewahrungsfrist bestimmt sich nachgesetzlichen, satzungsmäßigen oder vertraglichen Regelungen bzw. bei Fehlendieser nach dem Bearbeitungsinteresse und der Wirtschaftlichkeit. DasBearbeitungsinteresse und die Wirtschaftlichkeit sind gegeneinander aufzuwägen.Der historische Wert ist für die Fristbemessung unerheblich. BeimBearbeitungsinteresse sind folgende Gesichtspunkte einzubeziehen:

A) Ist dieStruktureinheit federführend oder nur beteiligt?

B) Handeltes sich um die Vorbereitung von Verwaltungsvorschriften oder um den Vollzug?

C) MüssenRechte und Pflichten von Dritten gesichert oder nachgewiesen werden?

D) Wie großist die Bedeutung für die weitere behördliche Arbeit (Stichwort.Präzedenzcharakter)?

E) Art desSchriftgutes (Einzelsachakten oder Sammelsachakten)?.

Für die Betrachtung der Wirtschaftlichkeitsind die Aufbewahrungskosten maßgeblich.

Archivieren ist das dauerndeAufbewahren, Benutzbar machen und Erhalten von dienstlichen Unterlagen(Archivgut), deren Archivwürdigkeit durch das Archiv nach Ablauf derAufbewahrungsfrist festgestellt worden ist. Archivieren meint nicht dieelektronische Archivierung in Form der Speicherung von Daten im IT-System ineinem separaten Bereich als Hilfsmittel zur Organisation/Sortierung von Datenund Informationen.

Löschen ist dasendgültige Unkenntlich machen gespeicherter Daten. Vor dem Löschen sind diedienstlichen Unterlagen unbedingt dem Archiv zur Übernahme anzubieten.

Daten gelten erst dann als gelöscht, wenn sieunter Anwendung von Fachwissen nicht wieder lesbar gemacht werden können. Fürdie vollständige und nicht reversible Beseitigung der Daten muss die für jedesSpeichermedium jeweils geeignete Maßnahme ergriffen werden (vgl.Rektoratsmitteilung 5/2012 und 16/2013).


RechtlicherHintergrund:

Nach § 11 ThürArchivG sind öffentlicheStellen verpflichtet, alle dienstlichen Unterlagen, die zur Erfüllung ihrerAufgaben nicht mehr erforderlich sind und deren Aufbewahrungsfristen abgelaufensind, auszusondern und dem zuständigen Archiv zur Übernahme anzubieten. Diesgilt auch für Unterlagen, die besonderen Rechtsvorschriften über Geheimhaltungoder über den Datenschutz unterworfen sind. Öffentliche Stellen dürfenUnterlagen nur vernichten oder Daten nur löschen, wenn das zuständige Archiv dieÜbernahme abgelehnt oder nicht innerhalb eines Jahres über die Archivwürdigkeitangebotener Unterlagen entschieden hat.

Entsprechend interner Regelungen der TUIlmenau sollen Unterlagen spätestens 30 Jahre nach ihrer Entstehung demUniversitätsarchiv angeboten werden. Bedienstete der TU Ilmenau habenspätestens mit ihrem Ausscheiden die dienstlichen Unterlagen demUniversitätsarchiv anzubieten.

Gemäß § 16 ThürDSG sind personenbezogeneDaten dann zu löschen, wenn ihre Kenntnis für die Daten verarbeitende Stellezur Erfüllung ihrer Aufgaben nicht mehr erforderlich ist oder durch Gesetz oderVertrag bestimmte Speicherfristen abgelaufen sind. Vor einer Löschung sind dieDaten jedoch dem zuständigen Archiv zur Übernahme anzubieten. Die Löschungunterbleibt allerdings, wenn gesetzliche, satzungsmäßige oder vertraglicheAufbewahrungsfristen entgegenstehen.

Das Universitätsarchiv bietet denaktenführenden Stellen mit dem Zwischenarchiv die Möglichkeit, die dienstlichenUnterlagen bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist aufzubewahren und entlastetsomit die Registraturen der Bearbeiter.


Ablauf:

Wenn die Datenverarbeitung für die konkreteAufgabe beendet bzw. die Kenntnis der Daten für die Daten verarbeitende Stellezur Erfüllung ihrer Aufgabe nicht mehr erforderlich ist, wird die Akte/dienstlicheUnterlage geschlossen und ausgesondert. Das gilt für die Papierakte genauso wiefür die elektronische Akte, die Hybridakte bzw. alle anderen elektronischenUnterlagen.

Zuerst ist zu prüfen, ob eineAufbewahrungsfrist zu beachten ist. Für diesen Fall wird die ausgesonderte dienstlicheUnterlage für die Dauer der Aufbewahrungsfrist entweder im Bereich derSachbearbeitung, also bei der aktenführenden Stelle oder im Zwischenarchivaufbewahrt. Unabhängig vom Aufbewahrungsort obliegt die Verwaltungshoheit überdie dienstliche Unterlage der aktenführenden Stelle/Struktureinheit, bei derder Vorgang entstanden ist.

Spätestens nach Ablauf der Aufbewahrungsfristist die dienstliche Unterlage von der aktenführenden Stelle dem Archiv zurÜbernahme anzubieten. Bei dienstlichen Unterlagen, für die eine dauerndeAufbewahrung festgelegt worden ist, muss das Angebot an das Universitätsarchivspätestens 30 Jahre nach Entstehung der dienstlichen Unterlage erfolgen.Formulare zur Anbietung an das Universitätsarchiv bzw. zur Aussonderung findenSie auf den Webseiten des Universitätsarchivs (www.tu-ilmenau.de/archiv). Es dürfenkeine Originalunterlagen/-akten ohne vorherige Abstimmung mit dem Archivvernichtet werden. Kopien, die bei Stellen vorliegen, die nicht federführendsind, können vernichtet werden. Stellt das Archiv die Archivwürdigkeit derdienstlichen Unterlage fest, wird diese als Archivgut zur dauerndenAufbewahrung vom Archiv übernommen. Archivgut unterliegt der Verwaltungshoheitdes Universitätsarchivs. Der Zugriff darauf durch die Verwaltung/vormalsfederführende Stelle wird durch die archivrechtlichen Regelungen bestimmt.

Die Vernichtung derjenigen dienstlichenUnterlagen, die im Zwischenarchiv aufbewahrt und nicht für archivwürdigbefunden wurden, erfolgt nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen durch dasUniversitätsarchiv. Alle anderen Unterlagen, deren Übernahme durch dasUniversitätsarchiv abgelehnt wurde, sind datenschutzrechtskonform zuvernichten. Analoge Unterlagen können entsprechend RM 16/2013 in den jeweiligenStrukturbereichen entsorgt werden. Es besteht aber auch die Möglichkeit, beigrößeren Mengen bis Sicherheitsstufe 4 die Entsorgungsleistung des DGT inAnspruch zu nehmen. Elektronische Unterlagen sind irreversibel zu löschen.Gemäß RM 5/2012 erfolgt die Vernichtung elektronischer Datenträger zentral überdas DGT.