Glossar


Begriff Definition

Ablage

1. Gesamtheit des Schriftgutes.

2. Tätigkeit der geordneten Aufbewahrung bei der aktenführenden Stelle selbst oder innerhalb der Registratur.

Ablieferung

Übergabe der ausgesonderten Unterlagen der aktenführenden Stelle an das Zwischenarchiv zur dortigen Aufbewahrung oder Kassation.

Ablieferungsliste

Formular, welches die aktenführende Stelle ausfüllt und dem Zwischenarchiv vor der Ablieferung der Unterlagen übergibt zum Zwecke einer kontrollierten und nachweisbaren Aktenübergabe bzw. Kassation. Dieses Formular kann auf der Webseite des Universitätsarchivs heruntergeladen werden.

Akte

Gesamtheit der Unterlagen (i.d.R. Originale), die zur Erfüllung einer oder mehrerer gleichartiger Aufgaben erstellt werden und in einer Ordnungseinheit zusammengefasst werden.

Akte, geschlossene

Akte, die aufgrund des Abschlusses der jeweiligen Aufgabe keinen Zuwachs an Unterlagen mehr erfährt.

Aktenführende Stelle

Struktureinheit eines Registraturbildners, bei welcher Schriftgut entstehen kann.

Anbietungspflicht

Gemäß §11 des ThürArchivG bestehende Pflicht der aktenführenden Stellen, ihre Unterlagen spätestens nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen, maximal jedoch 30 Jahre nach Entstehung der Unterlagen an das Archiv abzuliefern.

Archiv

Generelle Bezeichnung für eine Einrichtung zur ErfassungAufbewahrung bzw. Archivierung und Nutzbarmachung von Schrift- bzw. Archivgut, ohne zwischen End- oder Zwischenarchiv zu unterscheiden.

Archivalie

Einzelne Einheit des Archivgutes.

Archivar/-in

Fachmitarbeiter des Archivs.

Archivgut

Im Endarchiv archivierte Unterlagen, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist und die aufgrund ihres rechtlichen, politischen, wirtschaftlichen, sozialen, kulturellen Wertes als Quellen für die Dokumentation und Erforschung der Geschichte dienen können.

Archivierung, Archivieren

Tätigkeit, die der Erfassung, Sicherung und Nutzbarmachung des Archivgutes dient.

Archivwürdig

Die Feststellung der Archivwürdigkeit obliegt dem zuständigen Endarchiv und wird anhand des rechtlichen, politischen, wirtschaftlichen, sozialen, kulturellen Wertes der Unterlage als Quelle für die Dokumentation und Erforschung der Geschichte getroffen.

Aufbewahrung

Tätigkeiten der ErfassungSicherung und Lagerung von Unterlagen, deren Aufbewahrungsfrist noch nicht abgelaufen ist, innerhalb der aktenführenden Stelle oder im Zwischenarchiv. Die Verwaltungshoheit liegt bei der aktenführenden Stelle.

Aufbewahrungsfrist

Durch i.d.R. juristische Regelungen und haushaltsrechtliche Vorgaben definierter Zeitraum, der mit dem Schließen der Akte bzw. Beendigung des Vorgangs beginnt und mit der Archivierung oder Kassation der Unterlagen endet. Sie bestimmt, wie lange die Unterlagen jeweils mindestens aufbewahrt werden müssen.

Auffangregel Aufbewahrungsfrist

Pauschale von 1 oder 5 Jahren Aufbewahrungsfrist bei Fehlen konkreter Aufbewahrungsfristen lt. Richtlinie über die Aufbewahrung von Schriftgut in der Verwaltung des Freistaates Thüringen v. 01.08.2014, Abs. 4.3.

Aussonderung

Herausnahme der Unterlagen bzw. Akten aus der Ablage einer aktenführenden Stelle bzw. innerhalb der Registratur zum Zwecke der Ablieferung an das Zwischenarchiv.

Benutzung

Einsichtnahme in die Bestände des Archivs zu privaten, rechtlichen oder wissenschaftlichen Recherchen unter Beachtung der dem Schutz der Persönlichkeitsrechte bzw. der öffentlichen Sicherheit dienenden Schutzfristen.

Benutzungsordnung

Rechtliche Vorschrift zur Regelung der Einsichtnahme in die Bestände des Archivs seitens Dritter sowie deren Rechte und Pflichten.

Bestand

Gesamtheit der/des in einem Zwischen- bzw. Endarchiv aufbewahrten bzw. archivierten Unterlagen bzw. Archivgutes.

Bewertung

Tätigkeit des Archivars zur Analyse und Feststellung der Wertigkeit der Unterlagen zum Zwecke der Archivierung oder Kassation.

Daten, personenbezogene

Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person (Betroffener).

Datenbank Aufbewahrungsfristen

Universitätsinterne Datenbank, die Informationen über die an der Universität anfallenden Unterlagen und deren jeweilige Aufbewahrungsfristen enthält.

Datenträger

Medien zur Speicherung von lesbaren Informationen unterschiedlicher Form und Materials, z.B. Papier, Festplatte, Negativ etc.

Dokument

Siehe Schriftstück.

Elektronisches Schriftgut

Bei einer Struktureinheit (aktenführende Stelle) entstehende schriftliche Unterlagen in digitaler Form, die für die Erledigung der laufenden Aufgaben erstellt und auf elektronischen oder magnetischen Datenträgern abgelegt werden.

Endarchiv

Einrichtung zur ErfassungArchivierung und Nutzbarmachung von Archivgut.

Erfassung

Tätigkeit des Feststellens der bei einer aktenführenden Stelle entstehenden Unterlagen sowie des potentiellen Archivgutes.

Erschließung

Tätigkeit der inhaltlichen und organisatorischen Erfassung des Archivgutes in Findhilfsmitteln, z.B. einer Datenbank, die ein rasches und gezieltes Auffinden der Archivalie ermöglicht.

Federführende Stelle

Struktureinheit, der im Falle einer gemeinsamen Aufgabenerfüllung mehrerer Struktureinheiten die Administration obliegt.

Findhilfsmittel

Durch das Archiv im Rahmen der Erschließung erarbeitete Hilfsmittel, wie z.B. Datenbank, Kartei oder Findbuch, die dem zielgerichteten und raschen Auffinden der Archivalie dienen.

Kassation

Kontrollierte und dokumentierte Vernichtung jener Unterlagen, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen sind und die nicht als archivwürdig bewertet wurden. Die Vernichtung der Unterlagen erfolgt entweder durch das Archiv oder in Abstimmung mit diesem.

Die vereinfachte Kassation ist die kontrollierte und protokollierte Vernichtung von Unterlagen, die keine Archivwürdigkeit erlangen werden, durch die aktenführende Stelle selbst. Welche Unterlagen vereinfacht kassiert werden können, wird gesondert vereinbart. Die Dokumentation der vereinfachten Kassation ist 30 Jahre bei der aktenführenden Stelle aufzubewahren.

Kassationsnachweis

Vom End- bzw. Zwischenarchiv ausgestellte schriftliche Bestätigung der kontrollierten Vernichtung der zur Kassation vorgesehenen Unterlagen innerhalb der Ablieferungsliste.

Löschen

Das endgültige Unkenntlichmachen gespeicherter personenbezogener Daten, nachdem diese regulär dem Archiv angeboten wurden.

Nutzbarmachung

Tätigkeiten der Ordnung und Verzeichnung der Unterlagen und des Archivgutes, die dem raschen Auffinden und Zugriff seitens des Archivars zum Zwecke der Benutzung dienen.

Registratur

1. Organisationseinheit für die Verwaltung des Schriftgutes einer Behörde (Registraturbildners)

2. Gesamtheit des abgelegten Schriftgutes einer Behörde (Registraturbildners).

Registraturbildner

Juristische (z.B. die TU Ilmenau) oder physische Person, in deren Tätigkeit Unterlagen entstehen.

Sammlungsgut

Der Ergänzung des Archivbestandes dienende Unterlagen, wie z.B. Zeitungen, Karten, Fotos etc., die vom Archiv ohne Berücksichtigung des Entstehungskontextes gesammelt werden.

Schriftgut

Bei einer Struktureinheit (aktenführende Stelle) entstehende medienunabhängige Unterlagen in schriftlicher Form, die für die Erledigung der laufenden Aufgaben erstellt und abgelegt werden (Synonym Registraturgut).

Schriftstück

Bei einer Struktureinheit entstehendes Einzeldokument in schriftlicher Form, das für die Erledigung der laufenden Aufgaben erstellt und abgelegt wird.

Schutzfrist

Durch rechtliche Vorschriften definierter Zeitraum, innerhalb dessen das betroffene Archivgut für die Benutzung durch Dritte gesperrt ist.

Sicherung

Tätigkeiten konservatorisch-restauratorischer sowie magazintechnischer Maßnahmen, die dem Erhalt der Unterlagen und des Archivgutes dienen.

Sonderregelung Aufbewahrungsfrist

Universitätsinterne Festlegung der Aufbewahrungsfrist, die evtl. von anderen Vorschriften mit ähnlichen Regelungen abweicht.

Such(hilfs)mittel

Siehe Findhilfsmittel.

Übergabe von Schriftgut

Siehe Ablieferung.

Universitätsarchiv

Öffentliches Archiv (i.d.R. Zwischen- und Endarchiv zugleich), welches für die Erfassung, Sicherung und Nutzbarmachung der Unterlagen und des Archivgutes der entsprechenden Universität zuständig ist und sich aktiv an der Aufarbeitung der Universitätsgeschichte beteiligt.

Unterlagen

Grundsätzliche Bezeichnung für Aufzeichnungen, die im Zusammenhang mit der Aufgabenerfüllung der Struktureinheiten entstehen, unabhängig vom Trägermaterial oder der Form.

Vernichtung

Siehe Kassation.

Vernichtungsnachweis

Siehe Kassationsnachweis.

Vorgang

1. Maßnahme einer Struktureinheit im Rahmen der Erfüllung ihrer Aufgaben

2. Alle in diesem Zusammenhang entstehenden und gemeinsam abgelegten Unterlagen bei einer aktenführenden Stelle.

Zwischenarchiv

Einrichtung des Universitätsarchivs zur vorübergehenden Aufbewahrung von Schriftgut, welches nicht mehr ständig benötigt wird und dessen Aufbewahrungsfristen noch nicht abgelaufen sind.