| Begriff | Definition |
|---|---|
| Ablage | 1. Gesamtheit des Schriftgutes. 2. Tätigkeit der geordneten Aufbewahrung bei der aktenführenden Stelle selbst oder innerhalb der Registratur. |
| Ablieferung | Übergabe der ausgesonderten Unterlagen der aktenführenden Stelle an das Zwischenarchiv zur dortigen Aufbewahrung oder Kassation. |
| Ablieferungsliste | Formular, welches die aktenführende Stelle ausfüllt und dem Zwischenarchiv vor der Ablieferung der Unterlagen übergibt zum Zwecke einer kontrollierten und nachweisbaren Aktenübergabe bzw. Kassation. Dieses Formular kann auf der Webseite des Universitätsarchivs heruntergeladen werden. |
| Akte | Gesamtheit der Unterlagen (i.d.R. Originale), die zur Erfüllung einer oder mehrerer gleichartiger Aufgaben erstellt werden und in einer Ordnungseinheit zusammengefasst werden. |
| Akte, geschlossene | Akte, die aufgrund des Abschlusses der jeweiligen Aufgabe keinen Zuwachs an Unterlagen mehr erfährt. |
| Aktenführende Stelle | Struktureinheit von Registraturbildner*innen, bei welcher Schriftgut entstehen kann. |
| Anbietungspflicht | Gemäß §11 des ThürArchivG bestehende Pflicht der aktenführenden Stellen, ihre Unterlagen spätestens nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen, maximal jedoch 30 Jahre nach Entstehung der Unterlagen an das Archiv abzuliefern. |
| Archiv | Generelle Bezeichnung für eine Einrichtung zur Erfassung, Aufbewahrung bzw. Archivierung und Nutzbarmachung von Schrift- bzw. Archivgut, ohne zwischen End- oder Zwischenarchiv zu unterscheiden. |
| Archivalie | Einzelne Einheit des Archivgutes. |
| Archivar*in | Fachmitarbeiter*in des Archivs. |
| Archivgut | Im Endarchiv archivierte Unterlagen, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist und die aufgrund ihres rechtlichen, politischen, wirtschaftlichen, sozialen, kulturellen Wertes als Quellen für die Dokumentation und Erforschung der Geschichte dienen können. |
| Archivierung, Archivieren | Tätigkeit, die der Erfassung, Sicherung und Nutzbarmachung des Archivgutes dient. |
| Archivwürdig | Die Feststellung der Archivwürdigkeit obliegt dem zuständigen Endarchiv und wird anhand des rechtlichen, politischen, wirtschaftlichen, sozialen, kulturellen Wertes der Unterlage als Quelle für die Dokumentation und Erforschung der Geschichte getroffen. |
| Aufbewahrung | Tätigkeiten der Erfassung, Sicherung und Lagerung von Unterlagen, deren Aufbewahrungsfrist noch nicht abgelaufen ist, innerhalb der aktenführenden Stelle oder im Zwischenarchiv. Die Verwaltungshoheit liegt bei der aktenführenden Stelle. |
| Aufbewahrungsfrist | Durch i.d.R. juristische Regelungen und haushaltsrechtliche Vorgaben definierter Zeitraum, der mit dem Schließen der Akte bzw. Beendigung des Vorgangs beginnt und mit der Archivierung oder Kassation der Unterlagen endet. Sie bestimmt, wie lange die Unterlagen jeweils mindestens aufbewahrt werden müssen. |
| Auffangregel Aufbewahrungsfrist | Pauschale von 1 oder 5 Jahren Aufbewahrungsfrist bei Fehlen konkreter Aufbewahrungsfristen lt. Richtlinie über die Aufbewahrung von Schriftgut in der Verwaltung des Freistaates Thüringen v. 01.08.2014, Abs. 4.3. |
| Aussonderung | Herausnahme der Unterlagen bzw. Akten aus der Ablage einer aktenführenden Stelle bzw. innerhalb der Registratur zum Zwecke der Ablieferung an das Zwischenarchiv. |
| Benutzung | Einsichtnahme in die Bestände des Archivs zu privaten, rechtlichen oder wissenschaftlichen Recherchen unter Beachtung der dem Schutz der Persönlichkeitsrechte bzw. der öffentlichen Sicherheit dienenden Schutzfristen. |
| Benutzungsordnung | Rechtliche Vorschrift zur Regelung der Einsichtnahme in die Bestände des Archivs seitens Dritter sowie deren Rechte und Pflichten. |
| Bestand | Gesamtheit der/des in einem Zwischen- bzw. Endarchiv aufbewahrten bzw. archivierten Unterlagen bzw. Archivgutes. |
| Bewertung | Tätigkeit von Archivar*innen zur Analyse und Feststellung der Wertigkeit der Unterlagen zum Zwecke der Archivierung oder Kassation. |
| Daten, personenbezogene | Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person (Betroffene*r). |
| Datenbank Aufbewahrungsfristen | Universitätsinterne Datenbank, die Informationen über die an der Universität anfallenden Unterlagen und deren jeweilige Aufbewahrungsfristen enthält. |
| Datenträger | Medien zur Speicherung von lesbaren Informationen unterschiedlicher Form und Materials, z.B. Papier, Festplatte, Negativ etc. |
| Dokument | Siehe Schriftstück. |
| Elektronisches Schriftgut | Bei einer Struktureinheit (aktenführende Stelle) entstehende schriftliche Unterlagen in digitaler Form, die für die Erledigung der laufenden Aufgaben erstellt und auf elektronischen oder magnetischen Datenträgern abgelegt werden. |
| Endarchiv | Einrichtung zur Erfassung, Archivierung und Nutzbarmachung von Archivgut. |
| Erfassung | Tätigkeit des Feststellens der bei einer aktenführenden Stelle entstehenden Unterlagen sowie des potentiellen Archivgutes. |
| Erschließung | Tätigkeit der inhaltlichen und organisatorischen Erfassung des Archivgutes in Findhilfsmitteln, z.B. einer Datenbank, die ein rasches und gezieltes Auffinden der Archivalie ermöglicht. |
| Federführende Stelle | Struktureinheit, der im Falle einer gemeinsamen Aufgabenerfüllung mehrerer Struktureinheiten die Administration obliegt. |
| Findhilfsmittel | Durch das Archiv im Rahmen der Erschließung erarbeitete Hilfsmittel, wie z.B. Datenbank, Kartei oder Findbuch, die dem zielgerichteten und raschen Auffinden der Archivalie dienen. |
| Kassation | Kontrollierte und dokumentierte Vernichtung jener Unterlagen, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen sind und die nicht als archivwürdig bewertet wurden. Die Vernichtung der Unterlagen erfolgt entweder durch das Archiv oder in Abstimmung mit diesem. Die vereinfachte Kassation ist die kontrollierte und protokollierte Vernichtung von Unterlagen, die keine Archivwürdigkeit erlangen werden, durch die aktenführende Stelle selbst. Welche Unterlagen vereinfacht kassiert werden können, wird gesondert vereinbart. Die Dokumentation der vereinfachten Kassation ist 30 Jahre bei der aktenführenden Stelle aufzubewahren. |
| Kassationsnachweis | Vom End- bzw. Zwischenarchiv ausgestellte schriftliche Bestätigung der kontrollierten Vernichtung der zur Kassation vorgesehenen Unterlagen innerhalb der Ablieferungsliste. |
| Löschen | Das endgültige Unkenntlichmachen gespeicherter personenbezogener Daten, nachdem diese regulär dem Archiv angeboten wurden. |
| Nutzbarmachung | Tätigkeiten der Ordnung und Verzeichnung der Unterlagen und des Archivgutes, die dem raschen Auffinden und Zugriff durch Archivar*innen zum Zwecke der Benutzung dienen. |
| Registratur | 1. Organisationseinheit für die Verwaltung des Schriftgutes einer Behörde (Registraturbildende). 2. Gesamtheit des abgelegten Schriftgutes einer Behörde (Registraturbildende). |
| Registraturbildner*in | Juristische (z.B. die TU Ilmenau) oder physische Person, in deren Tätigkeit Unterlagen entstehen. |
| Sammlungsgut | Der Ergänzung des Archivbestandes dienende Unterlagen, wie z.B. Zeitungen, Karten, Fotos etc., die vom Archiv ohne Berücksichtigung des Entstehungskontextes gesammelt werden. |
| Schriftgut | Bei einer Struktureinheit (aktenführende Stelle) entstehende medienunabhängige Unterlagen in schriftlicher Form, die für die Erledigung der laufenden Aufgaben erstellt und abgelegt werden (Synonym Registraturgut). |
| Schriftstück | Bei einer Struktureinheit entstehendes Einzeldokument in schriftlicher Form, das für die Erledigung der laufenden Aufgaben erstellt und abgelegt wird. |
| Schutzfrist | Durch rechtliche Vorschriften definierter Zeitraum, innerhalb dessen das betroffene Archivgut für die Benutzung durch Dritte gesperrt ist. |
| Sicherung | Tätigkeiten konservatorisch-restauratorischer sowie magazintechnischer Maßnahmen, die dem Erhalt der Unterlagen und des Archivgutes dienen. |
| Sonderregelung Aufbewahrungsfrist | Universitätsinterne Festlegung der Aufbewahrungsfrist, die evtl. von anderen Vorschriften mit ähnlichen Regelungen abweicht. |
| Such(hilfs)mittel | Siehe Findhilfsmittel. |
| Übergabe von Schriftgut | Siehe Ablieferung. |
| Universitätsarchiv | Öffentliches Archiv (i.d.R. Zwischen- und Endarchiv zugleich), welches für die Erfassung, Sicherung und Nutzbarmachung der Unterlagen und des Archivgutes der entsprechenden Universität zuständig ist und sich aktiv an der Aufarbeitung der Universitätsgeschichte beteiligt. |
| Unterlagen | Grundsätzliche Bezeichnung für Aufzeichnungen, die im Zusammenhang mit der Aufgabenerfüllung der Struktureinheiten entstehen, unabhängig vom Trägermaterial oder der Form. |
| Vernichtung | Siehe Kassation. |
| Vernichtungsnachweis | Siehe Kassationsnachweis. |
| Vorgang | 1. Maßnahme einer Struktureinheit im Rahmen der Erfüllung ihrer Aufgaben. 2. Alle in diesem Zusammenhang entstehenden und gemeinsam abgelegten Unterlagen bei einer aktenführenden Stelle. |
| Zwischenarchiv | Einrichtung des Universitätsarchivs zur vorübergehenden Aufbewahrung von Schriftgut, welches nicht mehr ständig benötigt wird und dessen Aufbewahrungsfristen noch nicht abgelaufen sind. |